We horen bij Karmac HR Solutions vaak het volgende: ‘We wilden een stagiaire alle personeelsdossiers eerst laten scannen’. Ja, dat kan zeker. Maar dan? Heeft deze stagiaire voldoende kennis om de documenten op de juiste plek in het digitale dossier te plaatsen, en met de juiste naamgeving? En als je dan toch aan het digitaliseren bent, kan er gelijk wel even opgeschoond worden. Maar is er voldoende kennis over de AVG-wetgeving in huis en hebben jullie enig idee hoe jullie de bewaartermijnen kunnen hanteren? Hoe snel kunnen jullie de documenten eigenlijk scannen met behulp van jullie standaard scanner? Zelf documenten digitaliseren, het kan zeker. Maar er komt veel meer bij kijken dan verwacht.
Bij Karmac HR Solutions scannen wij met een doorvoerscanner wel 300 blaadjes per minuut. Blanco pagina’s worden digitaal verwijderd, documenten worden op de juiste manier ingedeeld en krijgen een documentdatum mee. Aan de hand van het documenttype en de documentdatum kunnen de gedigitaliseerde dossiers opgeschoond worden én kunnen wij jullie adviseren over het instellen van bewaartermijnen. Ook is het mogelijk om een AVG-screening te laten uitvoeren over de gedigitaliseerde dossiers. Want weet je zeker dat jouw voorgaande collega niet per ongeluk een document van meneer Janssen in het dossier van mevrouw Jansen heeft gestopt?
Digitaliseren is méér dan alleen een a4’tje onder de scanner leggen en daarna uploaden in jullie HR-systeem. Het gaat hier om belangrijke persoonsgegevens waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Door deze documenten netjes te verwerken, vergemakkelijkt Karmac HR Solutions het zoeken naar bepaalde documenten en kan jullie organisatie de personeelsdossiers veilig openstellen voor medewerkers. Door de personeelsdossiers te laten digitaliseren, ben je er zeker van dat de documenten op de juiste plek beschikbaar zijn. Hierdoor kun je efficiënter werken en tijd besparen.
Meer informatie over de mogelijkheden die Karmac HR Solutions kan bieden?
Neem dan contact met ons op!
Een blog door
Herma Kroon
