Wanneer je personeel in dienst hebt, verwerk je veel persoonsgegevens. Die gegevens sla je als werkgever op in een personeelsdossier. Voor elk personeelsdossier is de inhoud gebonden aan bepaalde regels uit de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Ook moeten je medewerkers er zeker van kunnen zijn dat niet zomaar iedereen een personeelsdossier kan opvragen. Welke gegevens moeten er in het dossier staan en welke gegevens juist niet?
Welke gegevens moeten in een personeelsdossier staan?
Een werkgever mag alleen in een dossier opnemen wat nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Het gaat dus om de gegevens die ter zake doen, zoals een burgerservicenummer, een kopie van het identiteitsbewijs en salarisgegevens. Ook NAW-gegevens, zoals naam, adres en woonplaats, staan uiteraard in het dossier. Verder horen ook het functieprofiel en een persoonlijk ontwikkelingsplan in het dossier thuis. Ten slotte valt ook een overzicht van het verlof en het verzuim van de medewerker onder de gegevens die vastgelegd worden.
Inhoud personeelsdossier: welke persoonsgegevens mag je niet opnemen?
Diverse gegevens mag je niet bewaren in personeelsdossiers. Het gaat dan om informatie die te maken heeft met ras en seksuele geaardheid, maar ook medische gegevens mogen niet opgenomen worden in personeelsdossiers. Ondanks dat medische gegevens niet opgenomen mogen worden, zien wij dit toch vaak terugkomen in zowel fysieke als digitale dossiers. Dit is iets waar je als organisatie goed op moet letten. Ook de voorkeur voor een politieke partij of godsdienst horen niet in het dossier thuis, evenmin als de inschrijving bij een vakbond. De personeelsdossier inhoud is dan ook vertrouwelijk. Alleen personeel dat de gegevens nodig heeft om het werk goed uit te voeren heeft er toegang toe, zoals een medewerker van personeelszaken of een leidinggevende.
Wil een medewerker zijn personeelsdossier opvragen, dan moet je diegene als werkgever de mogelijkheid bieden om het dossier in te zien en fouten te verbeteren. Iedere werknemer heeft volgens de AVG recht op inzage in zijn eigen dossier. Binnen vier weken moet de werkgever de opgevraagde informatie beschikbaar stellen.
Zorgvuldig bewaren van personeelsdossiers
Uiteraard berg je fysieke personeelsdossiers op in een afgesloten kast. Heb je digitale dossiers, dan ben je verplicht om te zorgen voor een goede beveiliging, zodat onbevoegden niet zomaar de inhoud personeelsdossier van een medewerker kunnen inzien. Ook moet je de personeelsgegevens beveiligen tegen datalekken. Ben je van plan om je personeelsdossiers te laten digitaliseren of optimaliseren, dan is Karmac HR-Solutions het bedrijf dat jouw organisatie op deskundige wijze van dienst kan zijn!
