Karmac HR

Digitaliseren personeelsdossiers

Voordelen digitaliseren

  1. Altijd en overal bereikbaar
  2. Efficiënter werken
  3. Ruimte besparend
  4. Tijd besparend

Waarom karmac?

  • Karmac is pionier met het optimaliseren van digitale personeelsdossiers
  • Softwareonafhankelijk
  • Meer dan 15 jaar ervaring
  • De specialist voor migraties en digitale verwerkingen
  • Volledig proces in eigen beheer
  • Nauwkeurig gescreende medewerkers en ISO 27001- & 9001-gecertificeerd
  • De hoogste veiligheidsnormen voor het bewaren van persoonsgegevens
  • Volledig in Nederlandse handen van één eigenaar

Benodigd voor de verwerking

1. Medewerkersbestand

Voor de verwerking hebben wij het actuele medewerkersbestand nodig. Wij leveren hiervoor een template aan die toegepast kan worden welke vervolgens beveiligd aan ons verzonden kan worden.

2. Mappen- en uitleverstructuur

Voor de verwerking ontvangen wij graag de indeling van de documenten en de uitleverstructuur. Nog geen documentindeling? Ook hier kunnen wij bij helpen.

3. Verwerkersovereenkomst

Voor aanvang van de verwerking wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.

4. Selecteren testdossiers

Om een goede basis te leggen voor het proces is het van belang om een representatieve test te maken. Hiervoor dienen testdossiers geselecteerd te worden die de basis zullen vormen voor het proces.

13 Uitleveren naar softwareleverancier 12 Ontdubbelen duplicaten personeels-dossiers 11 AVG-opschoning op bewaartermijnen 10 Screenen op vermengingen 9 Verwerken overige dossiers 8 Uitleveren test-dossiers en akkoord 7 Toevoegen documentdatums testdossiers 6 Indelen documenten in structuur 5 Identificeren documenten testdossiers 4 Scannen personeels-dossiers 3 Scan klaar maken personeelsdosssiers 2 Transporteren naar Lelystad 1 Selecteren testdossiers

Selecteer 10% van het totaal zodat Karmac het proces zo optimaal mogelijk kan testen.

Het transporten van de personeelsdossiers naar Lelystad wordt gedaan door een eigen transportdienst. Deze transportmedewerkers zijn specialist in het inpakken en transporteren van de personeelsdossiers. Bij Karmac hoef je het transporteren niet zelf te doen en neemt Karmac de volledige verantwoordelijkheid.

De dossiers worden scan klaar gemaakt door de medewerkers van Karmac. Met scan klaar maken bedoelen wij dat iedere pagina van ieder dossier klaar gemaakt wordt voor scanning. Zo worden alle nietjes, paperclips en ezelsoren verwijderd.

De dossiers worden volledig gescand op 300 dpi in kleur en worden uitgeleverd in PDF/A met OCR-zoekfunctie.

Ieder document wordt door Karmac gescand en door het automatische rubriceerproces geïdentificeerd op type document. Zo doet Karmac dit door een geprogrammeerd algoritme de documenten te laten identificeren en te labelen om welk type het gaat. Zo blijft er een kleine groep documenten over die door de medewerker van Karmac gezien wordt.

Nu wij weten welke documenten er in de personeelsdossiers zitten, wordt er een structuur bepaald. Deze structuur zal in overleg en advies met projectmanager worden vastgesteld.

Ieder document heeft een eigen datum. Deze datum geeft de documentdatum weer. Bij Karmac heeft ieder document een eigen datum die afkomstig is uit het document.

Bij Karmac staat jouw wens voorop en is voor ons erg belangrijk. Voordat wij de dossiers volledig indelen en uitleveren naar de softwareleverancier vragen wij eerst wat je ervan vindt. Dit doen wij bij voorkeur in de omgeving waar jullie zelf mee werken.

Nu de test is goedgekeurd gaan wij aan de slag met de overige dossiers. Deze dossiers verwerken wij met de test als basis.

Waar mensen werken bestaat er de kans dat er fouten worden gemaakt worden. Dit is niet erg, maar het gaat erom hoe je dit oplost. Zo zijn de dossiers in papieren vorm vaak vol met interne data-lekken. Dit zien wij terug bij 11% van de dossiers die wij verwerken. Dossiers helemaal vrij van vermengingen? Laat deze dan screenen en je bent vrij van interne datalekken.

Voor het schonen op bewaartermijnen verwijderen wij documenten die volgens bewaarbeleid niet meer in de dossiers aanwezig mogen zijn. Zo kan je als organisatie aan de AVG-wetgeving voldoen.

Duplicaten binnen dossiers worden door ons verholpen waarbij we de meest complete versie bewaren. Zo voorkom je vervuiling door dubbele documenten in de digitale omgeving.

Na afronding van alle werkzaamheden, inclusies alle kwaliteitscontroles, leveren wij de gedigitaliseerde personeelsdossiers uit aan de softwareleverancier. Karmac werkt softwareonafhankelijk en levert uit aan iedere softwareleverancier.

Test link

Heb je vragen? Martijn staat voor je klaar!

+ 31(0)6 2271 8492 + 31(0)6 2271 8492 martijn.kist@karmac.nl Neem contact op