Optimaliseren (digitale) personeelsdossiers

Voordelen optimaliseren

Wordt er binnen de organisatie gewerkt met digitale personeelsdossiers die nog niet opengesteld staan voor medewerkers omdat de digitale personeelsdossiers niet voldoen aan de AVG en die bovendien niet overzichtelijk zijn? Wij bieden de totaaloplossing door een totale optimalisering uit te voeren op de digitale personeelsdossiers. Na een optimalisering door Karmac kunnen organisaties transparantie bieden en de dossiers veilig openstellen voor de medewerkers die recht op inzage hebben in het eigen personeelsdossier. Naast het voldoen aan de AVG-wetgeving zorgen wij voor overzichtelijke en geschoonde digitale personeelsdossiers die de efficiency op de HR-afdeling vergroot.

Bij een totale optimalisering zorgen wij voor de volgende oplossingen:

AVG-screening
Ontdubbelen
Converteren
Herstructureren
Documentdatums toekennen
AVG-opschoning op bewaartermijnen

Waarom karmac?

Karmac is pionier met het optimaliseren van digitale personeelsdossiers
Softwareonafhankelijk
Meer dan 15 jaar ervaring
De specialist voor migraties en digitale verwerkingen

Volledig proces in eigen beheer
Nauwkeurig gescreende medewerkers en ISO 27001- & 9001-gecertificeerd
De hoogste veiligheidsnormen voor het bewaren van persoonsgegevens
Volledig in Nederlandse handen van één eigenaar

Benodigd voor de verwerking

1. Medewerkersbestand

Voor de verwerking hebben wij het actuele medewerkersbestand nodig. Wij leveren hiervoor een template aan die toegepast kan worden welke vervolgens beveiligd aan ons verzonden kan worden.

2. Mappen- en uitleverstructuur

Voor de verwerking ontvangen wij graag de indeling van de documenten en de uitleverstructuur. Nog geen documentindeling? Ook hier kunnen wij bij helpen.

3. Verwerkersovereenkomst

Voor aanvang van de verwerking wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.

4. Selecteren testbestanden

Om een goede basis te leggen voor het proces is het van belang om een representatieve test te maken. Hiervoor dienen testdossiers/testbestanden geselecteerd te worden die de basis zullen vormen voor het proces.

Onze oplossingen:

Totale optimalisering

Maximale efficiëntie en AVG-proof werken? Een totale optimalisering op de (digitale) personeelsdossiers zorgt hiervoor.

AVG-screening

Vrij zijn van interne datalekken? Wij lossen dit op doormiddel van een AVG-screening. Bij een AVG-screening controleren wij ieder document binnen de personeelsdossiers om vast te stellen dat deze in het juiste personeelsdossier geplaatst is. Zo voorkomen we dat een medewerker ongeautoriseerd persoonsgegevens van een collega onder ogen krijgt.

Ontdubbelen

Dubbele documenten zorgen voor onnodige vervuiling in de digitale personeelsdossiers. Sneller het juiste document kunnen raadplegen? Een ontdubbelactie biedt de uitkomst. Mogelijke duplicaten worden door ons vergeleken en de meest complete versie zal door ons bewaard worden, denk hierbij aan bijvoorbeeld de getekende versie versus de ongetekende versie. Na het ontdubbelen zijn de digitale personeelsdossiers vrij van duplicaten, kan het juiste document sneller geraadpleegd worden en zijn de digitale personeelsdossiers overzichtelijker.

Converteren

Wij converteren ieder digitaal bestand en die zetten we om naar PDF-A. Ieder document wordt door ons voorzien van OCR-tekstherkenning. OCR staat voor Optical Character Recognition en zorgt ervoor dat documenten doorzoekbaar worden op steekwoorden.

Herstructureren

Eenduidig binnen de organisatie documenten volgens een vaste documentstructuur werken? Kies dan voor het herstructureren van documenten. Organisaties die (al langere) tijd werken met digitale personeelsdossiers hebben vaak verschillende naamgevingen toegepast bij documenten of plaatsen documenten op verschillende plekken in het digitale personeelsdossier. Het gevolg hiervan is dat het opzoeken van documenten meer tijd in beslag neemt of dat documenten te vroeg of te laat verwijderd worden volgens het bewaarbeleid. Bij een herstructurering bieden wij de oplossing en handvatten om documenten op vaste wijze op te slaan in het digitale personeelsdossier en dragen we bij aan een eenduidige werkwijze voor het opslaan van documenten. Zo heb je de zekerheid dat er niet onnodig tijdverlies wordt geleden bij het opzoeken van documenten of dat documenten onterecht volgens bewaarbeleid verwijderd worden.

Documentdatums toekennen

Het hanteren van de juiste documentdatums zorgt ervoor dat een bewaarbeleid correct toegepast kan worden. We zien vaak terugkomen dat er een datum van upload is toegekend aan een document die soms enkele jaren afwijkt van de daadwerkelijke datum van het document. Het toepassen van een correcte documentdatum zorgt er bovendien voor dat het juiste document sneller gevonden wordt waardoor dit tijdswinst oplevert.

AVG-opschoning op bewaartermijnen

Bij een AVG-opschoning op bewaartermijn worden documenten die volgens bewaarbeleid niet meer in het dossier mogen zitten geschoond. Zo wordt voorkomen dat documenten langer bewaard worden dan volgens het bewaarbeleid is toegestaan. Is er binnen de organisatie nog geen bewaarbeleid aanwezig? Volgens de AVG dienen organisaties te beschikken over een bewaarbeleid, ook daar ondersteunen wij organisaties in en schonen we documenten volgens het Karmac bewaarbeleid die in overeenstemming is met de AVG.

Heb je vragen? Martijn staat voor je klaar!

+ 31(0)6 2271 8492 + 31(0)6 2271 8492 martijn.kist@karmac.nl Neem contact op